Category: Uncategorized

Όταν έρθει η στιγμή να αγοράσεις εκτυπωτή, ένα από τα πιο συχνά διλήμματα είναι αν πρέπει να επιλέξεις εκτυπωτή inkjet ή laser. Οι δύο τεχνολογίες έχουν σημαντικές διαφορές και η σωστή επιλογή εξαρτάται κυρίως από τον τρόπο που σκοπεύεις να χρησιμοποιήσεις τον εκτυπωτή.

Κάποιοι εκτυπώνουν περιστασιακά λίγες σελίδες τον μήνα και θέλουν μια οικονομική λύση για βασικές ανάγκες. Άλλοι χρειάζονται έναν εκτυπωτή που μπορεί να τυπώνει γρήγορα μεγάλες ποσότητες εγγράφων, με χαμηλό κόστος ανά σελίδα.

Για να αποφασίσεις σωστά, είναι σημαντικό να καταλάβεις πρώτα τι είναι ο εκτυπωτής inkjet, τι είναι ο εκτυπωτής laser και ποια είναι τα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της κάθε τεχνολογίας.

Τι είναι οι εκτυπωτές inkjet

Οι εκτυπωτές inkjet χρησιμοποιούν υγρό μελάνι για να δημιουργήσουν την εκτύπωση πάνω στο χαρτί. Το μελάνι αποθηκεύεται σε cartridges ή μελανοδοχεία και εκτοξεύεται στο χαρτί μέσα από πολύ μικρά ακροφύσια.

Η διαδικασία αυτή γίνεται με μεγάλη ακρίβεια, ώστε να δημιουργούνται χιλιάδες μικροσκοπικές σταγόνες μελανιού που σχηματίζουν το κείμενο ή την εικόνα.

Αυτός είναι και ο λόγος που οι εκτυπωτές inkjet μπορούν να αποδώσουν πολύ καλά χρώματα και λεπτομέρειες. Για αυτό χρησιμοποιούνται συχνά για εκτύπωση φωτογραφιών, εικόνων και έγχρωμων εγγράφων.

Συνήθως οι inkjet εκτυπωτές έχουν μικρότερο μέγεθος και χαμηλότερο κόστος αγοράς, κάτι που τους κάνει ιδιαίτερα δημοφιλείς για χρήση στο σπίτι ή σε μικρά γραφεία.

Τι είναι οι εκτυπωτές laser

Οι εκτυπωτές laser λειτουργούν με διαφορετική τεχνολογία. Αντί για υγρό μελάνι χρησιμοποιούν toner, μια πολύ λεπτή σκόνη εκτύπωσης.

Μέσα στον εκτυπωτή υπάρχει ένα τύμπανο που φορτίζεται ηλεκτροστατικά μέσω μιας δέσμης laser. Το φορτισμένο αυτό σημείο προσελκύει τα σωματίδια του toner.

Στη συνέχεια το toner μεταφέρεται στο χαρτί και περνά μέσα από ένα θερμαντικό σύστημα που το λιώνει και το σταθεροποιεί στην επιφάνεια του χαρτιού.

Η τεχνολογία αυτή επιτρέπει στους εκτυπωτές laser να εκτυπώνουν πολύ γρήγορα και με μεγάλη ακρίβεια στο κείμενο. Για αυτό χρησιμοποιούνται πολύ συχνά σε γραφεία και επιχειρήσεις που έχουν μεγάλο όγκο εκτυπώσεων.

Πλεονεκτήματα εκτυπωτών inkjet

Οι εκτυπωτές inkjet έχουν αρκετά χαρακτηριστικά που τους κάνουν ελκυστική επιλογή για πολλούς χρήστες.

Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα είναι η ποιότητα στην εκτύπωση φωτογραφιών. Το υγρό μελάνι επιτρέπει ομαλές μεταβάσεις χρωμάτων και μεγαλύτερη λεπτομέρεια στις εικόνες.

Επιπλέον, οι εκτυπωτές inkjet έχουν συνήθως χαμηλότερο αρχικό κόστος αγοράς. Πολλά μοντέλα είναι αρκετά οικονομικά και καλύπτουν βασικές ανάγκες εκτύπωσης στο σπίτι.

Ένα ακόμη πλεονέκτημα είναι το μικρό τους μέγεθος. Πολλοί inkjet εκτυπωτές είναι αρκετά συμπαγείς και χωράνε εύκολα σε ένα γραφείο ή σε περιορισμένο χώρο.

Μειονεκτήματα εκτυπωτών inkjet

Παρά τα πλεονεκτήματα τους, οι εκτυπωτές inkjet έχουν και ορισμένα μειονεκτήματα που πρέπει να γνωρίζεις.

Το σημαντικότερο αφορά το κόστος εκτύπωσης. Τα cartridges μελανιού έχουν συνήθως μικρή χωρητικότητα και χρειάζονται συχνή αντικατάσταση. Αυτό μπορεί να αυξήσει σημαντικά το κόστος ανά σελίδα.

Επίσης, όταν ένας inkjet εκτυπωτής δεν χρησιμοποιείται για μεγάλο χρονικό διάστημα, υπάρχει πιθανότητα το μελάνι να στεγνώσει μέσα στα ακροφύσια. Σε αυτή την περίπτωση μπορεί να εμφανιστούν γραμμές στις εκτυπώσεις ή να χρειαστεί καθαρισμός της κεφαλής εκτύπωσης.

Τέλος, οι inkjet εκτυπωτές είναι γενικά πιο αργοί σε σχέση με τους laser, ιδιαίτερα όταν πρόκειται για εκτύπωση μεγάλου αριθμού εγγράφων.

Πλεονεκτήματα εκτυπωτών laser

Οι εκτυπωτές laser έχουν σχεδιαστεί κυρίως για ταχύτητα και αποδοτικότητα, κάτι που τους κάνει ιδανικούς για επαγγελματική χρήση.

Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα είναι η υψηλή ταχύτητα εκτύπωσης. Ένας laser εκτυπωτής μπορεί να εκτυπώσει πολλές σελίδες σε πολύ μικρό χρόνο.

Ένα δεύτερο σημαντικό πλεονέκτημα είναι το χαμηλό κόστος ανά σελίδα. Τα toner έχουν μεγάλη χωρητικότητα και μπορούν να καλύψουν χιλιάδες εκτυπώσεις πριν χρειαστούν αντικατάσταση.

Η ποιότητα στο κείμενο είναι επίσης πολύ υψηλή. Οι χαρακτήρες εμφανίζονται καθαροί και ευκρινείς, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό για έγγραφα, συμβάσεις ή αναφορές.

Επιπλέον, οι εκτυπωτές laser συνήθως απαιτούν λιγότερη συντήρηση σε σχέση με τους inkjet, καθώς δεν υπάρχει κεφαλή εκτύπωσης που χρειάζεται καθαρισμό.

Μειονεκτήματα εκτυπωτών laser

Παρότι οι εκτυπωτές laser έχουν αρκετά πλεονεκτήματα, υπάρχουν και ορισμένα μειονεκτήματα που πρέπει να λάβεις υπόψη.

Το πρώτο είναι το αρχικό κόστος αγοράς. Οι laser εκτυπωτές είναι συνήθως πιο ακριβοί από τους inkjet.

Επίσης, είναι συνήθως μεγαλύτεροι και πιο βαριοί. Αν διαθέτεις μικρό χώρο στο γραφείο ή στο σπίτι, αυτό μπορεί να αποτελέσει μειονέκτημα.

Τέλος, παρότι υπάρχουν έγχρωμοι laser εκτυπωτές, δεν είναι η ιδανική επιλογή για εκτύπωση φωτογραφιών υψηλής ποιότητας. Σε αυτόν τον τομέα οι inkjet εκτυπωτές παραμένουν καλύτερη λύση.

Τι να εξετάσεις πριν επιλέξεις εκτυπωτή

Πριν αποφασίσεις αν θα αγοράσεις εκτυπωτή inkjet ή laser, αξίζει να εξετάσεις ορισμένους βασικούς παράγοντες που επηρεάζουν το συνολικό κόστος και την εμπειρία χρήσης.

• Όγκος εκτυπώσεων. Αν εκτυπώνεις συχνά και σε μεγάλες ποσότητες, ένας laser εκτυπωτής μπορεί να είναι πιο οικονομικός μακροπρόθεσμα.
• Διαθέσιμος χώρος. Οι inkjet εκτυπωτές είναι συνήθως πιο μικροί και εύκολοι στην τοποθέτηση σε ένα γραφείο ή σε ένα ράφι.
• Αρχικό κόστος αγοράς. Οι inkjet εκτυπωτές έχουν συνήθως χαμηλότερη τιμή, αλλά αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι είναι πιο οικονομικοί σε βάθος χρόνου.
• Κόστος των αναλωσίμων. Οι εκτυπωτές inkjet χρειάζονται πιο συχνή αντικατάσταση μελανιού, ενώ τα toner των laser εκτυπωτών μπορεί να είναι πιο ακριβά αλλά διαρκούν πολύ περισσότερο.

Η επιλογή φωτοτυπικού για επαγγελματική χρήση είναι απόφαση που επηρεάζει άμεσα την καθημερινή ροή εργασίας, την ταχύτητα εξυπηρέτησης, την οργάνωση των εγγράφων και το συνολικό λειτουργικό κόστος. Αν επιλέξεις σωστά, το μηχάνημα θα λειτουργεί αθόρυβα στο παρασκήνιο. Αν επιλέξεις λάθος, θα δημιουργεί καθυστερήσεις και επιπλέον έξοδα.

Στην αγορά υπάρχουν πολλές επιλογές. Για να καταλήξεις στο κατάλληλο φωτοτυπικό, χρειάζεται να εξετάσεις συγκεκριμένες παραμέτρους με βάση τις πραγματικές ανάγκες της ομάδας σου.

Πόσα άτομα θα το χρησιμοποιούν

Το μέγεθος της ομάδας είναι βασικό κριτήριο. Μια μικρή ομάδα 5 έως 10 ατόμων έχει διαφορετικές απαιτήσεις από μια ομάδα 20 ή 30 ατόμων που εκτυπώνει καθημερινά μεγάλο όγκο εγγράφων.

Σε μικρές ομάδες, ένα αξιόπιστο ασπρόμαυρο φωτοτυπικό με βασικές λειτουργίες συνήθως επαρκεί. Σε μεσαίες ομάδες χρειάζεται αυξημένη ταχύτητα, μεγαλύτερη χωρητικότητα χαρτιού και πιο προηγμένες δυνατότητες σάρωσης. Σε μεγάλες ομάδες άνω των 25 ατόμων, συχνά δεν αρκεί ένα μόνο μηχάνημα, αλλά απαιτείται συνδυασμός φωτοτυπικών και πολυμηχανημάτων ώστε να μοιράζεται ο φόρτος εργασίας.

Ασπρόμαυρο ή έγχρωμο

Η επιλογή μεταξύ ασπρόμαυρου και έγχρωμου φωτοτυπικού εξαρτάται από το είδος των εκτυπώσεων που πραγματοποιείς καθημερινά.

Αν οι περισσότερες εκτυπώσεις είναι κείμενα και εσωτερικά έγγραφα, το ασπρόμαυρο φωτοτυπικό προσφέρει χαμηλότερο κόστος ανά σελίδα και μεγαλύτερη οικονομία στη χρήση. Αν όμως απαιτείται συχνά εκτύπωση με γραφήματα, παρουσιάσεις ή υλικό που χρειάζεται χρώμα, τότε το έγχρωμο μοντέλο είναι απαραίτητο. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να υπολογίσεις προσεκτικά το κόστος εκτύπωσης στο χρώμα.

Μέγεθος χαρτιού Α4 ή Α3

Ένα ακόμη σημαντικό κριτήριο είναι το μέγεθος χαρτιού που χρειάζεσαι. Για τις περισσότερες καθημερινές ανάγκες το Α4 καλύπτει πλήρως τις απαιτήσεις. Αν όμως υπάρχει ανάγκη για μεγαλύτερα έντυπα ή έγγραφα, τότε η υποστήριξη Α3 είναι απαραίτητη.

Το Α3 φωτοτυπικό έχει μεγαλύτερο όγκο και κόστος, γι’ αυτό πρέπει να επιλέγεται μόνο όταν υπάρχει σαφής ανάγκη.

Ταχύτητα εκτύπωσης και συνολική απόδοση

Η ταχύτητα εκτύπωσης μετριέται σε σελίδες ανά λεπτό. Όσο περισσότερα άτομα χρησιμοποιούν το ίδιο μηχάνημα, τόσο πιο σημαντική γίνεται η ταχύτητα.

Εκτός από την ονομαστική ταχύτητα, δώσε προσοχή και στον χρόνο πρώτης σελίδας, στην ταχύτητα σάρωσης και στη συνολική συμπεριφορά του μηχανήματος σε ώρες αιχμής. Στην πράξη, η σταθερή απόδοση είναι πιο σημαντική από τον θεωρητικό αριθμό.

Λειτουργίες σάρωσης και διαχείρισης εγγράφων

Το σύγχρονο φωτοτυπικό λειτουργεί ως κεντρικό εργαλείο διαχείρισης εγγράφων. Πολύ χρήσιμες λειτουργίες είναι η σάρωση σε email, η σάρωση σε φάκελο δικτύου, η αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης και ο αυτόματος τροφοδότης εγγράφων που επιταχύνει τη διαδικασία ψηφιοποίησης πολλών σελίδων. Επίσης, η δυνατότητα αποθήκευσης αρχείων σε USB προσφέρει ευελιξία όταν χρειάζεται άμεση μεταφορά εγγράφων.

Όσο περισσότερα έγγραφα διαχειρίζεσαι καθημερινά, τόσο πιο απαραίτητες γίνονται αυτές οι δυνατότητες.

Χωρητικότητα χαρτιού και επεκτασιμότητα

Σε επαγγελματική χρήση, η συνεχόμενη λειτουργία είναι απαραίτητη. Η χωρητικότητα των κασετών χαρτιού καθορίζει πόσο συχνά θα διακόπτεται η εργασία για ανεφοδιασμό. Ένα μηχάνημα με μεγαλύτερη χωρητικότητα μειώνει τις καθυστερήσεις.

Επιπλέον, είναι σημαντικό να υπάρχει δυνατότητα μελλοντικής αναβάθμισης, όπως προσθήκη επιπλέον κασετών ή επιμέρους μονάδων, ώστε να προσαρμοστεί στις αυξανόμενες ανάγκες.

Καινούργιο ή refurbished

Η αγορά καινούργιου φωτοτυπικού προσφέρει πλήρη εγγύηση και μεγαλύτερη διάρκεια ζωής. Από την άλλη πλευρά, ένα ποιοτικά refurbished φωτοτυπικο μπορεί να μειώσει σημαντικά το αρχικό κόστος, αρκεί να συνοδεύεται από αξιόπιστη τεχνική υποστήριξη.

Η επιλογή εξαρτάται από τον διαθέσιμο προϋπολογισμό και το επίπεδο ασφάλειας που θέλεις να έχεις.

Κόστος χρήσης και αναλώσιμα

Το κόστος αγοράς είναι μόνο η αρχή. Το πραγματικό κόστος προκύπτει από τα αναλώσιμα και τη συντήρηση.

Εξέτασε την απόδοση των toner, το κόστος ανά σελίδα και τη διαθεσιμότητα ανταλλακτικών. Σε επαγγελματική χρήση, ακόμη και μικρή διαφορά στο κόστος ανά σελίδα μπορεί να οδηγήσει σε σημαντική ετήσια επιβάρυνση.

Ασφάλεια και έλεγχος χρήσης

Επειδή το φωτοτυπικό συνδέεται στο εταιρικό δίκτυο, η ασφάλεια είναι βασικό στοιχείο. Η δυνατότητα ορισμού κωδικών πρόσβασης, ο έλεγχος χρηστών, ο περιορισμός έγχρωμων εκτυπώσεων και η καταγραφή χρήσης βοηθούν στον έλεγχο του κόστους και στην προστασία των δεδομένων.

Με αυτόν τον τρόπο έχεις πλήρη εικόνα για το ποιος εκτυπώνει, πόσο εκτυπώνει και πώς χρησιμοποιείται ο εξοπλισμός.

Αγορά ή μίσθωση

Τέλος, πρέπει να αποφασίσεις τον τρόπο απόκτησης. Η αγορά απαιτεί αρχικό κεφάλαιο που συχνά είναι μεγάλο. Η μίσθωση προσφέρει σταθερό μηνιαίο κόστος και περιλαμβάνει τεχνική υποστήριξη και αναλώσιμα, προσφέροντας μεγαλύτερη ευελιξία.

Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τον προϋπολογισμό και τη στρατηγική ανάπτυξης της επιχείρησης σου.

Το κατάλληλο φωτοτυπικό για επαγγελματική χρήση είναι αυτό που καλύπτει ακριβώς τις ανάγκες σου, υποστηρίζει την καθημερινή λειτουργία χωρίς καθυστερήσεις και διατηρεί το λειτουργικό κόστος υπό έλεγχο, ώστε να δουλεύεις οργανωμένα και αποδοτικά κάθε μέρα.

Σε ένα σύγχρονο γραφείο το φωτοτυπικό δεν είναι απλώς μια συσκευή εκτύπωσης. Είναι ένας μικρός υπολογιστής που διαχειρίζεται, αποθηκεύει και διακινεί ευαίσθητα αρχεία. Αν δεν έχεις δώσει σημασία στην ασφάλεια, τότε το φωτοτυπικό μπορεί να γίνει το πιο αδύναμο σημείο της επιχείρησής σου.

Γιατί το φωτοτυπικό αποτελεί κίνδυνο για τα δεδομένα

Τα σύγχρονα πολυμηχανήματα διαθέτουν σκληρό δίσκο, μνήμη και σύνδεση στο δίκτυο. Αυτό σημαίνει ότι αποθηκεύουν προσωρινά ή μόνιμα έγγραφα, συνδέονται με email και cloud υπηρεσίες ενώ παράλληλα επικοινωνούν με υπολογιστές και server.

Αν κάποιος αποκτήσει μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, μπορεί να ανακτήσει έγγραφα που θεωρείς ότι έχουν ήδη διαγραφεί. Σε περιβάλλοντα όπως λογιστικά ή δικηγορικά γραφεία, ο κίνδυνος είναι ακόμη μεγαλύτερος, γιατί τα αρχεία περιλαμβάνουν προσωπικά και οικονομικά στοιχεία.

Ποια δεδομένα κινδυνεύουν περισσότερο

Τα πιο ευαίσθητα αρχεία που διακινούνται μέσω φωτοτυπικού είναι:

• Προσωπικά στοιχεία πελατών
• ΑΦΜ, IBAN και οικονομικά δεδομένα
• Συμβάσεις και συμφωνητικά
• Απόρρητα έγγραφα
• Μισθοδοσίες και εσωτερικά reports

Η διαρροή τέτοιων πληροφοριών μπορεί να επιφέρει νομικές κυρώσεις, πρόστιμα και σοβαρή απώλεια εμπιστοσύνης.

Βασικά μέτρα προστασίας που πρέπει να εφαρμόσεις

Ρύθμιση κωδικών πρόσβασης

Μην αφήνεις το φωτοτυπικό με προεπιλεγμένους κωδικούς. Δημιούργησε ισχυρούς κωδικούς διαχειριστή και ξεχωριστούς κωδικούς για τους χρήστες.

Κρυπτογράφηση σκληρού δίσκου

Πολλά επαγγελματικά μοντέλα προσφέρουν δυνατότητα κρυπτογράφησης. Ενεργοποίησέ την. Αν αφαιρεθεί ο δίσκος, τα δεδομένα δεν θα μπορούν να διαβαστούν.

Αυτόματη διαγραφή δεδομένων

Ορισμένες συσκευές επιτρέπουν διαγραφή των προσωρινών αρχείων μετά από κάθε εργασία. Αυτή η ρύθμιση είναι κρίσιμη σε γραφεία με υψηλό όγκο εκτυπώσεων.

Εκτύπωση με ταυτοποίηση χρήστη

Η λειτουργία ασφαλούς εκτύπωσης απαιτεί κωδικό ή κάρτα πρόσβασης για να εκτυπωθεί το έγγραφο. Έτσι αποφεύγεις να μένουν έγγραφα ξεχασμένα στον δίσκο εξόδου.

Τακτικές ενημερώσεις λογισμικού

Όπως κάθε συσκευή δικτύου, έτσι και το φωτοτυπικό χρειάζεται ενημερώσεις. Οι κατασκευαστές διορθώνουν κενά ασφαλείας μέσω firmware updates.

Τι να προσέξεις πριν επιλέξεις φωτοτυπικό

Αν σκέφτεσαι αγορά ή μίσθωση, έλεγξε:

• Αν διαθέτει πιστοποιήσεις ασφαλείας
• Αν υποστηρίζει κρυπτογράφηση και overwrite δίσκου
• Αν επιτρέπει έλεγχο πρόσβασης ανά χρήστη
• Αν παρέχει αναλυτικά logs χρήσης

Σε περιβάλλον γραφείου, η ασφάλεια δεν είναι πολυτέλεια αλλά βασική προδιαγραφή.

Φωτοτυπικό σε δίκτυο και firewall

Όταν το φωτοτυπικό είναι συνδεδεμένο στο εταιρικό δίκτυο, πρέπει να αντιμετωπίζεται όπως ένας υπολογιστής. Είναι απαραίτητο να βρίσκεται πίσω από σύστημα προστασίας δικτύου, ώστε να φιλτράρεται η κίνηση και να αποτρέπεται η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Παράλληλα, δεν πρέπει να αφήνεις ανοιχτές δικτυακές θύρες χωρίς ουσιαστικό λόγο. Κάθε ανοιχτή θύρα αποτελεί πιθανό σημείο εκμετάλλευσης. Επιπλέον θα χρειαστεί να περιορίσεις την απομακρυσμένη πρόσβαση και να επιτρέπεται μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητη, με ισχυρή ταυτοποίηση.
Ένα μη προστατευμένο μηχάνημα μπορεί να αποτελέσει πύλη εισόδου για κακόβουλο λογισμικό.

Διαχείριση φωτοτυπικού στο τέλος χρήσης

Όταν αντικαθιστάς ή επιστρέφεις ένα φωτοτυπικό, μην παραβλέπεις τον σκληρό δίσκο. Πρέπει να γίνει πλήρης διαγραφή ή αντικατάσταση του, αν αυτό είναι εφικτό. Πολλές επιχειρήσεις αγνοούν αυτό το βήμα και παραδίδουν συσκευές με αποθηκευμένα δεδομένα.

Τι μπορεί να συμβεί αν το αγνοήσεις

Αν παραλείψεις τα παραπάνω μέτρα, οι συνέπειες μπορεί να είναι σοβαρές. Ευαίσθητα προσωπικά ή οικονομικά δεδομένα ενδέχεται να διαρρεύσουν, δημιουργώντας νομικές και οικονομικές επιπτώσεις. Η επιχείρησή σου μπορεί να βρεθεί αντιμέτωπη με πρόστιμα λόγω παραβίασης υποχρεώσεων προστασίας δεδομένων. Επιπλέον, το εταιρικό σου δίκτυο μπορεί να παραβιαστεί μέσω μιας συσκευής που φαινομενικά θεωρείται χαμηλού κινδύνου. Τέλος, η φήμη σου μπορεί να πληγεί ανεπανόρθωτα, καθώς μια παραβίαση που προέρχεται από φωτοτυπικό δίνει την εικόνα αμέλειας και ελλιπούς οργάνωσης.

Η ευθύνη της επιχείρησης

Η προστασία δεδομένων δεν είναι μόνο τεχνικό θέμα. Είναι και οργανωτικό.

• Εκπαίδευσε το προσωπικό
• Θέσπισε πολιτική ασφαλούς εκτύπωσης
• Όρισε υπεύθυνο για τη διαχείριση συσκευών

Όταν όλοι γνωρίζουν τη σημασία της διαδικασίας, μειώνονται τα λάθη.

Η ασφάλεια δεδομένων ξεκινά από τις λεπτομέρειες. Το φωτοτυπικό μπορεί να μοιάζει απλή συσκευή γραφείου, όμως στην πράξη διαχειρίζεται κρίσιμες πληροφορίες. Αν το αντιμετωπίσεις με τη σοβαρότητα που του αναλογεί, προστατεύεις την επιχείρησή σου, τους πελάτες σου και τη φήμη σου.

Σε ένα λογιστικό γραφείο, ο εκτυπωτής δεν είναι απλά περιφερειακό. Είναι βασικό εργαλείο δουλειάς. Τιμολόγια, συμβάσεις, φορολογικές δηλώσεις, παραστατικά, αποτελούν μερικά από τα βασικά έγγραφα εκτύπωσης. Όταν έχεις deadline με την εφορία ή πελάτη που περιμένει, το τελευταίο που θέλεις είναι να κολλάει το χαρτί ή να τελειώνει το toner στη χειρότερη στιγμή.

Τι χαρακτηριστικά πρέπει να έχει ένας εκτυπωτής για λογιστικό γραφείο

Εκτυπωτές laser για λογιστές: Στα λογιστικά γραφεία εκτυπώνεις κυρίως κείμενο. Δεν σε νοιάζει τόσο το χρώμα όσο η ταχύτητα, η ευκρίνεια και το χαμηλό κόστος ανά σελίδα. Οι laser εκτυπωτές είναι γρήγοροι, αξιόπιστοι και δεν στεγνώνουν τα μελάνια τους όπως στους inkjet. Για μαζικές εκτυπώσεις, είναι μονόδρομος.

Πολυμηχάνημα με scanner: Λογιστικό γραφείο χωρίς δυνατότητα σάρωσης απλά δεν γίνεται. Χρειάζεσαι εκτύπωση, φωτοτυπία και σάρωση σε ένα μηχάνημα. Κάθε μέρα εισάγεις έγγραφα σε ψηφιακή μορφή, και η ταχύτητα εκεί παίζει σημαντικό ρόλοι.

Αυτόματος τροφοδότης (ADF): Αν σκανάρεις 20 σελίδες με το χέρι, χάνεις πολύτιμο χρόνο. Με ADF βάζεις το πακετο του χαρτιού, πατάς ένα κουμπί και συνεχίζεις τη δουλειά σου. Ακόμα καλύτερα αν υποστηρίζει αυτόματη διπλής όψης σάρωση, τότε έχουμε σημαντική εξοικονόμηση χρόνου.

Duplex εκτύπωση: Η αυτόματη διπλή όψη μειώνει το χαρτί στη μέση, το κόστος και τον όγκο του αρχείου. Σε γραφείο που τυπώνει εκατοντάδες σελίδες τον μήνα, η διαφορά φαίνεται άμεσα στον λογαριασμό.

Δικτυακή λειτουργία: Ο εκτυπωτής πρέπει να συνδέεται στο δίκτυο, ώστε να τον χρησιμοποιούν όλοι οι υπάλληλοι χωρίς να είναι συνδεδεμένος σε έναν συγκεκριμένο υπολογιστή. Είτε με καλώδιο είτε με Wi-Fi, το κρίσιμο είναι η σταθερότητα.

Γιατί η μίσθωση εκτυπωτή σε συμφέρει

Η αγορά μοιάζει απλή: πληρώνεις μία φορά και τέλος. Στην πράξη όμως, ξεκινάει εκεί το πρόβλημα. Ο εκτυπωτής χρειάζεται toner, συντήρηση, ανταλλακτικά, επισκευές. Και όταν χαλάσει στη μέση ενός φορολογικού μήνα, θα χρειαστεί να εξοπλιστείς με υπομονή μέχρι την επισκευή του.

Η μίσθωση αλλάζει τα δεδομένα:

• Σταθερό μηνιαίο κόστος

Ξέρεις τι πληρώνεις, χωρίς εκπλήξεις. Το κόστος γίνεται λειτουργικό έξοδο, όχι επένδυση που αποσβαίνειι σε 3 χρόνια.

• Υποστήριξη χωρίς άγχος

Αν υπάρξει βλάβη δεν χρειάζεται να ψάχνεις για service, δεν περιμένεις εβδομάδες, δεν χάνεις παραγωγικότητα.

• Αναλώσιμα όταν τα χρειάζεσαι

Το toner και τα ανταλλακτικά περιλαμβάνονται στη μίσθωση.. Δεν τρέχεις τελευταία στιγμή να βρεις μελάνια.

• Καλύτερο μηχάνημα, μικρότερη προκαταβολή

Με μίσθωση μπορείς να έχεις επαγγελματικό εξοπλισμό που δεν θα αγόραζες ποτέ με μία πληρωμή.

• Ευελιξία

Μεγάλωσε το γραφείο; Αναβαθμίζεις χωρίς να κουβαλάς νεκρό απόθεμα.

Στο τέλος της ημέρας, ο εκτυπωτής είναι εργαλείο παραγωγής. Αν δεν δουλεύει, η εργασία σου πάει πίσω. Και για αυτό η επιλογή δεν είναι μόνο θέμα τιμής Χρειάζεσαι συνεργάτες που σου εξασφαλίζουν ότι θα εκτυπώνεις απρόσκοπτα, κάθε μέρα, χωρίς να σκέφτεσαι το μετά.

Ξεκίνα τη μίσθωση για το λογιστικό σου γραφείο και εξοικονόμησε κεφάλαιο και χρόνο